ทดลองสร้างระบบจองแบบง่ายๆ ด้วย Google Variety และ Google Calendar สร้าง ระบบ จอง คิว
มาลองคิดว่าหาก Google Kind ทำได้มากกว่านั้นล่ะ เช่น การจองห้องประชุม การสร้างนัดหมายงานต่างๆ การขอเข้าพื้นที่เพื่อทำงานล่วงหน้า ซึ่งรวมๆ ก็คือ ระบบจอง นั่นแหละ ก็เลยอยากลองสร้างระบบจองห้องประชุมแบบง่ายๆ ขึ้นมา ทำได้อย่างไรมาดูกันเลย
ผู้จอง → กรอกข้อมูลใน Google Variety → บันทึกลง Google Sheets ไว้เป็นฐานข้อมูล → แสดงผลใน Google Calendar
พอจะได้หลักการการใช้งานคร่าวๆ ก็มาเริ่มลงมือกันเลยดีกว่าครับ
one. สร้างแบบฟอร์มการจองใน Google Variety
หัวข้อที่ต้องการให้ผู้ใช้งานกรอกข้อมูลก็จะมีประมาณนี้
ชื่อผู้จอง (Identify)
เบอร์โทรติดต่อ (Phone Number)
ห้องประชุมที่ต้องการจอง (Rooms)
วัน-เวลา ที่เริ่มประชุม (Start Day and Time)
วัน-เวลา ที่เลิกประชุม (Conclude Date and Time)
— เริ่มจากเข้าไปที่ Google Travel พร้อมสร้าง Folder เก็บไฟล์ และคลิ๊กขวาเลือกสร้าง Google Kind ขึ้นมาเลย
— สร้าง Type โดยตั้งชื่อ Variety และกำหนดข้อมูลชื่อผู้จอง (Title) ก่อนครับ อย่าลืมตั้งค่าเป็น Needed เพื่อให้ผู้ใช้งานต้องกรอกข้อมูลส่วนนี้
— กำหนดข้อมูลเบอร์โทรติดต่อ (Contact number) โดยจะกำหนดให้ผู้ใช้งานต้องกรอกเบอร์โทรศัพท์มือถือ [ Recommendations ใน Google Type สามารถกำหนด Reaction validation ให้ข้อมูลที่กรอกตรงตามรูปแบบที่ต้องการ และไม่สามารถกรอกข้อมูลที่นอกเหนือจากที่กำหนดไว้ได้ด้วย ในที่นี่กำหนดให้กรอกได้เฉพาะตัวเลข และต้องครบ 10 หลัก ดูการตั้งค่าเป็น Common expression
กำหนดข้อมูลห้องประชุมที่ต้องการจอง (Rooms) ก็เลือกเป็นแบบ Several selection แล้วใส่ข้อมูลห้องประชุมที่จะให้ผู้ใช้งานเลือกจองได้เลย
กำหนดข้อมูล วัน-เวลา ที่เริ่มประชุม (Start Day and Time) และวัน-เวลา ที่เลิกประชุม (End Date and Time) ให้เลือก Include time เข้าไปด้วย
ตั้งค่า Kind เพิ่มอีกนิดหนึ่งด้วยข้อความตอบกลับหลังจากผู้ใช้งานกรอกข้อมูล และกดส่งข้อมูลแล้วเสร็จ
สร้างไฟล์ Google Sheets สำหรับเก็บข้อมูลจาก Variety ที่ผู้ใช้งานกรอกมา หลังจากได้ไฟล์มาแล้วเราจะใช้ข้อมูลที่บันทึกใน Google Sheets นี่แหละที่จะส่งข้อมูลไปสร้าง Occasion ที่ Google Calendar
กดรูปตาด้านมุมขวาของ Sort แล้วทดลองกรอกข้อมูลได้เลย
two. ตรวจสอบข้อมูลที่ส่งจาก Form มาเก็บไว้ที่ Google Sheets
ตรวจสอบว่าได้ตามที่ต้องการหรือเปล่า
ข้อมูลที่ต้องเก็บไว้ใช้ในการใส่ข้อมูลใน App Scripts ก็คือ Google Sheets ID ซึ่งหาได้โดยให้ copy ด้านบนของ url ไฟล์ Google Sheets ได้เลย
three. สร้าง Google calendar
เพื่อใช้ให้ผู้ใช้งานดูและทำการจองห้องประชุม ก็เลือก Build new calendar แล้วตั้งชื่อตามต้องการได้เลย
ข้อมูลที่ต้องเก็บไว้ใช้ในการใส่ข้อมูลใน Application Scripts อีกอันก็คือ Calendar Id หาได้โดยเลือก Setting and sharing แล้วเลื่อนลงไปจนเจอหัวข้อ Integrate calendar และ calendar ID ให้ทำการ copy
ก่อนไปขั้นตอนการเขียน code ใน App Script มาดูก่อนว่าเราต้องมีอะไรบ้าง
Type สำหรับให้ผู้ใช้งานกรอก
ไฟล์ Google sheet ที่บันทึกข้อมูลจาก Kind
google sheet ID
calendar ID
4. เขียนฟังก์ชั่นการทำงานให้นำข้อมูลการจองจาก Google Sheets ไปแสดงไว้ที่ Google calendar
ที่ไฟล์ Google Sheets ให้เปิดเมนู Script editor ขึ้นมาได้เลย
ตั้งชื่อ Task ให้เรียบร้อย
ทำการเขียน code ฟังก์ชั่นการทำงานขึ้นมาได้เลยครับ สามารถดูรายละเอียดคำสั่งต่างๆได้ ที่นี่
ทำการ code เพื่อเรียก Distribute Sheet ที่จะใช้งานมาครับ พร้อมนำค่าแถวสุดท้าย และจำนวนคอลัมน์ของข้อมูลมาดูก่อนครับ และจะให้โชว์ข้อมูลใน Logs สร้าง ระบบ จอง คิว หลังจาก Operate purpose (อย่าลืมแก้ค่า xxxxxx ใน code ให้เป็น Google Sheets ID ของตัวเอง)
Run operate เพื่อทดสอบว่าได้ข้อมูลมาถูกต้องจริงๆ
หากมีการถาม Permission ก็อนุญาติให้ครบก่อน
หากไม่มี Error ก็มาเปิด Logs ว่าเราได้ค่าค่าแถวสุดท้าย และจำนวนคอลัมน์ของข้อมูลมาอย่างถูกต้องหรือเปล่า
ได้ค่าแถวสุดท้ายเป็นแถวที่ two (ข้อมูลที่ได้รับจาก Sort ล่าสุด) และข้อมูลคอลัมน์จำนวน 6 คอลัมน์
ทำการเพิ่ม code เพื่อกำหนดค่า และเตรียมข้อมูลเพื่อนำไปสร้าง Occasion บน Google calendar แล้วทำการ Operate purpose และ Logs ข้อมูลมาดูก่อนว่ามีความถูกต้องตามต้องการหรือเปล่า
Log ข้อมูลมาดูแล้วถูกต้องก็ไปต่อได้เลย
ทำการเพิ่ม code เพื่อสร้าง Function บน Google Calendar ได้เลยครับ อย่าลืมแก้ไขค่า xxxxxxx = Google Sheet ID , yyyyyy = Calendar ID
ทำการ Run function หากไม่มี Mistake ก็จะได้ข้อมูลที่ได้รับจาก Kind ไปแสดงบน Google calendar แล้ว
แต่ก็คงจะไม่สนุกนักหากต้องมานั่งกด Run purpose ทุกๆ ครั้งที่ผู้ใช้งานกดจองห้องประชุมมา ก็เลยต้องมาทำให้ Operate ทำงานแบบอัตโนมัติด้วยการตั้ง Set off ให้ทำงานเมื่อผู้ใช้กดจองมาจาก Variety ที่กำหนดไว้
Incorporate Set off แล้วตั้งค่า
ทดสอบโดยการเปิด Variety และทดลองกรอกข้อมูลการจองและดูว่ามี Function ขึ้นที่ Google calendar แบบอัตโนมัติหรือเปล่า ส่วนใครที่ต้องการให้มีการแจ้งเตือนยืนยันข้อมูลกลับไปหาผู้ใช้งานผ่านทางอีเมล ก็ไปอ่านบทความต่อได้ที่บทความนี้เลย แจ้งอีเมลตอบกลับหลังจากผู้ใช้งานกด Submit ใน Google Varieties
สุดท้าย การสร้างระบบการจองห้องประชุม แบบง่ายๆ ด้วย Google Type และ Google Calendar ก็ทำได้ตามที่คิดไว้ ซึ่งทั้ง Google Form และ Google Calendar สามารถนำไปแปะไว้หน้า Site ที่ต้องการได้ด้วย